Comment mettre facilement en location vos équipements ou votre lieu pour un événement professionnel ?
Mis à jour le 28-08-2023 | Astuces pour réussir son séminaire
Pas de panique, nous vous donnons tous les conseils pour proposer des évènements mémorables à vos clients et les satisfaire au mieux en répondant à leurs différents besoins !
Organiser un évènement professionnel avec de grand ou petit groupes n’est pas toujours chose facile. Il est ainsi important d’avoir les bons outils à disposition, une communication fluide et une mise en avant de vos différents évènements grâce à des photos.
Les outils pour faciliter sa location d'équipements
Afin de répondre aux différentes attentes de vos nombreux clients sans vous emmêler les pinceaux, il est primordial d’avoir des outils efficaces mis en place. Pouvant être divers et variés, c’est en fonction de vos capacités que vous choisirez ceux qui seront le plus en adéquation avec vos besoins.
• Un outil de réservation : souvent vu comme un outil évident, de nombreux loueurs d’équipement évènementiel n’ont pas encore d’outils de réservation en ligne. Cependant, il fait partie des premiers outils à mettre en place pour proposer des activités ou autres sur-mesure dans vos lieux. Alors n’attendez plus et mettez-le en place le plus vite possible !
• Un logiciel répertoriant vos accessoires disponibles : plus que nécessaire, cet outil vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur vos capacités/accessoires disponibles au moment des réservations pour des groupes conséquents. Les entreprises organisant des évènements souhaitent régulièrement une réponse très rapide. Ce logiciel vous aidera à leur donner votre décision en seulement quelques instants. Il vous permettra également d’éviter les erreurs. Avec des stocks mis à jour instantanément, vous ne ferez plus d’erreur et/ou d’oubli concernant les réservations.
• Un calendrier mis à jour régulièrement : la régularité est l’élément clefs pour cet outil. En effet, seul cet élément vous permettra de répondre au mieux aux attentes de vos clients. Avec une vue d’ensemble sur les prochains évènements à venir et le nombre de produits loués à une date précise vous aurez la capacité de donner une réponse aux entreprises dans les plus brefs délais et vous organiser au quotidien avec vos équipes pour satisfaire au mieux tous vos clients.
Bien communiquer sur ce que vous savez faire et vos capacités
Si vous souhaitez proposer de manière simple des évènements sur mesure aux professionnels, il est nécessaire de communiquer efficacement. Il existe deux types de communication pour mettre en avant votre savoir-faire et vos capacités : le premier est la communication interne et le second est la communication externe.
Communication interne :
Ce type de communication s’effectue grâce aux outils mis en place (comme dit précédemment). En effet, les différents outils permettent aussi de mettre en relation les différents points de ventes de vos locations d’équipement. Cette mise en relation permet ainsi de communiquer de façon interne et de connaitre les capacités à un moment précis.
Communication externe :
La communication externe se fait de différentes manières. Tout d’abord grâce au site internet de votre entreprise. Votre site vous permettra de communiquer efficacement sur vos capacités et ce que vous savez faire. Par exemple en mettant en avant les avis des clients avec qui vous avez travaillé qui relatent l’activité qu’ils ont effectué en collaborant avec votre entreprise.
Par la suite, les réseaux sociaux sont également un bon moyen de communication. Avec les story ou simplement des post sur les nouveaux équipements, vos clients connaitront les produits que vous proposez. Enfin, vous pouvez également communiquer par des publicités.
Prendre des photos des évènements atypiques qui se déroule dans votre lieu
Les photos prises lors d'événements atypiques ont différents buts et/ou rôles : celui de la fidélisation, de communication et d’impulsion d’achat pour votre service.
Dans un premier temps, elles jouent un rôle de fidélisation. En effet, les photos permettent aux clients de se souvenir du moment passé et offrent donc la possibilité de les fidéliser s’ils ont apprécié l’évènement que vous leur avez concocté sur-mesure dans votre lieu.
Ensuite, elles jouent un rôle de communication pour le prestataire. Comme évoqué précédemment, en tant que prestataire vous pouvez vous servir de ces photos pour les poster sur vos réseaux sociaux afin de montrer les activités que vous pouvez mettre en place en fonction des besoins et des attentes de vos clients.
Enfin, les photos permettent de créer une sorte d’impulsion à l’achat de votre service en donnant envie aux autres entreprises d’organiser ce même type d’évènements atypiques dans votre lieu. Elles montreront aussi que vous avez la capacité de créer des évènements sur mesure avec une preuve en photos.
