Team building à distance et outils collaboratifs en ligne
Mis à jour le 04-02-2022 | Astuces pour réussir son séminaire
La pandémie de la Covid-19 nous a imposé de réinventer nos modes de fonctionnement, notamment en termes de communication et de partage d'informations.
Les réunions virtuelles sont maintenant affaires courantes, mais comment faire pour organiser des sessions événementielles à distance ?
L’événementiel au cœur du travail collaboratif
Team building : un outil de culture d’entreprise
Le « team building » est reconnu depuis bien longtemps dans les entreprises.
En effet, son rôle est d'augmenter la productivité en renforçant les liens et la culture d'entreprise entre les salariés. Organisé pour des réunions de CODIR, des congrès, des séminaires, ces réunions permettent des expériences nouvelles tout en solidifiant les relations humaines.
On sait tous que l'organisation d'une entreprise repose sur les salariés qu'elle emploie, et la relation qu’ils entretiennent avec elle.
Ainsi, il est devenu incontournable de pouvoir se réunir dans un cadre qui pousse à la cohésion et au bien-être au travail. Par exemple, organiser des séminaires dans des endroits atypiques ou faire jouer les participants en équipe.
Il a été reconnu que le team building augmente de 30 % l'efficacité du personnel, qu'il réduit le taux d'absentéisme, concoure à une meilleure gestion du stress, et surtout, crée l'émulation entre les salariés.
Mais comment faire à l'heure du télétravail imposé ? Comment laisser la place à de tels événementiels en période de pandémie au moment où l'échange de liens est devenu encore plus difficile qu'avant ?
Team building virtuel : contrer la pandémie
La pandémie a imposé une nouvelle façon de travailler et il a fallu se réinventer dans tous les domaines. L'évolution technique des PC, tablettes, smartphones, a permis cette accessibilité et la collaboration "en ligne" s'est démocratisée. Brainstorming à distance et vidéoconférences sont maintenant un peu notre quotidien à tous.
Les NTIC, jumelés à des applications en ligne, s'adaptent donc parfaitement à l'organisation d'événements à distance.
Oui, votre séminaire peut s'organiser différemment, et de nombreuses agences spécialisées vous accompagnent spécifiquement en période de restrictions sanitaires.
En présentiel, certaines vous proposent des lieux adaptés aux mesures préfectorales liées au COVID : couvre-feu, confinement, tests de dépistage sur place, etc.
Mais un nouveau format de rencontres d'entreprise a vu le jour : l'événementiel numérique.
Cette alternative renouvelle totalement les codes des séminaires :
• Les événements en présentiel se transforment en animations 3.0.
• La réalité virtuelle et les hologrammes font leur apparition dans votre salon !
Plus de partages d'informations (liens hypertextes), pas de problème de distance (où que vous soyez, vous pouvez participer), pas de problème si vous êtes absent (les webinaires sont toujours disponibles a posteriori), et surtout, des "salles" virtuelles où vous pouvez accueillir deux fois plus de monde.
Nous sommes d’accord : et le côté humain dans tout cela ?
Il est clair que la relation « tactile » nous manque, mais il faut faire avec. Les entreprises événementielles s’emploient à donner le plus d’humanité possible aux manifestations qu’elles organisent, même derrière nos écrans.
Enfin, tout réside dans la simplicité d’utilisation et la modernité que ces team building à distance vous offrent : un simple lien, pas de téléchargement et un hologramme sur un plateau télé à vos couleurs. Shows et animations en direct seront là pour stimuler la dynamique du groupe ou fédérer vos clients lors d’une soirée festive.
Sympa, non ?
Quels outils en ligne pour le travail à distance ?
Plateformes collaboratives
Directement accessibles, une plateforme collaborative permet d'upgrader la productivité des équipes en mettant à disposition des outils de travail partagés comme : messagerie instantanée, agendas, visioconférences et réunions à distance, tableaux de gestion de projets, etc.
La gestion des flux de travail (workflow) est ainsi facilitée avec des plateformes comme : Monday.com, Trello ou Asana.
Autre exemple : Slack plateforme qui fait partie des réseaux sociaux internes d’entreprise. Elle permet l'organisation d'espaces de travail dédiés et donne une large priorité aux échanges entre les équipes ou les personnes de façon instantanée.
Inutile de présenter aujourd’hui les plateformes de travail partagé et de zones de stockages telles que : Google Drive, Dropbox ou One Drive.
Suites bureautiques
La pandémie n'a fait que conforter l'idée que la digitalisation est un impératif à toute société qui se veut moderne et visible. Les outils bureautiques sont là pour nous y aider.
L'évolution technique des PC, tablettes, smartphones, a permis cette accessibilité. La transformation digitale se développe pour travailler ensemble. Encore faut-il que les organisations se prêtent au jeu et proposent les outils de gestion qui permettent de collaborer.
Les suites bureautiques de Microsoft (Word, Excel…) ou Google (Docs, Sheet…) se sont ainsi adaptées aux comportements digitaux d'entreprises de plus en plus connectées, facilitant la création d’espace de travail et le partage des données.
Team building à distance : une curiosité gagnante
Le travail à distance se démocratise grâce aux outils de travails collaboratifs et à l’augmentation des technologies virtuelles.
Pourtant, ce travail n’est rien si la cohésion d’équipe n’est plus là ! Séminaire annulé ? Pourquoi ? On peut toujours s’organiser.
De nombreuses idées ont jailli pour organiser réunions ou séminaires les plus originaux :
• Escape games sur tablettes ou téléphones,
• Jeux interactifs comme blindtests,
• Quizz,
• Votes en lignes,
• Ou encore, des challenges culinaires !
La distance a amplifié la "gamification" des réunions d'entreprise à une époque où les e-games sont en passe de devenir sport olympique. N'est-ce pas complètement fou ?
Ces expériences nouvelles, même si elles sont émergé très vite et très fort pour une triste raison, n'en restent pas moins le reflet d'une nouvelle société.
Les entreprises joue la carte de l’intelligence collective en restant virtuellement connectées et jouent le jeu de l’interactif événementiel.
